DIV medewerker Services Facility Management
Gemeente Haarlemmermeer

DIV medewerker Services Facility Management 
MBO+ | Maximaal € 3.612,- (o.b.v. 36 uur) | Schaal 7 | 1 jaar met uitzicht op vast | 24 uur 
 
Werken als DIV- medewerker Services bij gemeente Haarlemmermeer betekent: 

• dat je ontwikkelt naar allround medewerker documentaire informatie voorziening (DIV). 
• dat je een actieve bijdrage kan leveren aan de verdere professionalisering van onze dienstverlening. 
• dat je werkt in een dynamische omgeving waar je elke dag opnieuw verrast wordt. 

 
De kern van jouw functie 
Binnen team Services ben je verantwoordelijk voor het correct en tijdig registreren en toebedelen van inkomende post, het verzenden van uitgaande post en op termijn ondersteun je ook de (post)stukkenstroom ten behoeve van raadsvergaderingen. 
Daarnaast signaleer je knelpunten en ben je alert op mogelijke procesoptimalisaties die aanpassingen van de werkprocessen tot gevolg hebben. 
 
Ook niet onbelangrijk; de werktijden. Onze dienstverlening vindt plaats tussen 08.00 en 17.00 uur. Het werk wordt hoofdzakelijk op ons kantoor in Hoofddorp (locatie Beukenhorst) verricht. Je werkt 24 uur per week en in overleg stemmen we de werkdagen en uren af.  
 
Een greep uit jouw takenpakket: 

• Je beoordeelt inkomende post inhoudelijk, registreert dit in het zaak- en archiefsysteem en wijst het toe aan het behandelende cluster(secretariaat); 
• Je maakt de fysiek te verzenden post klaar om aan te leveren aan ons postbedrijf; 
• Je beheert de werkprocessen (werkinstructies) en past deze aan, of maakt nieuwe, waar nodig; 
• Je beantwoordt klantvragen die telefonisch binnenkomen of via TOPdesk (FMIS-systeem); 
• Je levert inkomende post aan bij de raadsgriffie en zorgt dat de dossiers van deze vergaderingen (inclusief besluitvorming) volledig worden gearchiveerd; 
• Je neemt deel aan diverse (team)overleggen, volgt actiepunten op en koppelt terug aan betrokkenen. 

 
We doen het samen! 
Cluster Facility Management (FM) faciliteert en adviseert management en medewerkers van gemeente Haarlemmermeer bij het dienen van het maatschappelijk belang. Daar geven we uitvoering aan door het bieden van gastvrije dienstverlening en de clusters te faciliteren in goede huisvesting en passende producten en diensten. Dit doen wij vanuit de organisatiewaarden “samen, waarderend en professioneel”. Wij leveren vertrouwde, betrouwbare en professionele dienstverlening die bijdraagt aan het werkplezier van onze medewerkers en klanten. 
 
Cluster FM bestaat uit ongeveer 65 medewerkers en 3 teams. De DIV-medewerker Services valt onder team Services. Team Services is het eerste aanspreekpunt voor de interne klant van FM en bestaat uit de subteams: FM-Servicedesk, Bodes, Inkomende Post, Postverzending en Ondersteuning Griffie. Jouw werkzaamheden verricht je voor de laatste 3 genoemde sub-teams. 
 
Ontmoet meer collega's 
 
Maak het verschil 
Bij Gemeente Haarlemmermeer zet jij je dagelijks in voor ruim 160.000 inwoners. Met jouw expertise, ambitie en energie kun je dus écht het verschil maken. Dat doe je samen met circa 1.200 collega’s. Bij Haarlemmermeer vind je stedelijke dynamiek én een dorps karakter. Daartussen vind je prachtige natuur, rijke historie en landbouwgrond. Dat betekent dat je in je werk in aanraking komt met allerlei onderwerpen, belangen en uitdagingen. De komende jaren blijft Haarlemmermeer sterk groeien en ook onze maatschappij staat niet stil. Er is dus genoeg te doen waarbij we jouw kennis, daadkracht en visie goed kunnen gebruiken. Kom jij met ons in beweging en daag je ons uit met jouw frisse blik?   
 
Dit krijg je van ons

• Een warm welkom, goede begeleiding en grote collegiale betrokkenheid; 
• Een salaris van € 2.545,- tot max. € 3.612,- bruto per maand op basis van een 36-urige werkweek;
• Een individueel keuzebudget van 17,05% van je bruto maandsalaris dat je kunt laten uitbetalen of waarmee je bijvoorbeeld extra vakantiedagen kunt kopen;
• Een goed pakket met secundaire arbeidsvoorwaarden, zoals een ABP-pensioenregeling;
• Een vergoeding van je OV-kosten óf een fietsvergoeding per kilometer; 
• Een fijne werkplek, een telefoon en een laptop;
• Professionele groei met onze opleidingsacademie Bouw aan Jezelf, loopbaan coaching en Het Goede Gesprek;
• Persoonlijke vitaliteit dankzij het MEERVitaal-programma en uiteenlopende activiteiten, zoals de maand van de vitaliteit, ondersteuning bij mantelzorg, workshops voor ouders met jonge kinderen en veel meer;
• Jonge Ambtenaren: een netwerk met en voor alle nieuwe collega’s (jong én oud). 

 
Dit zoeken we in jou 
Wij verwelkomen graag een collegiale, professionele collega die gevoel heeft voor dienstverlening en over uitstekende administratieve vaardigheden bezit. Je vindt het leuk om met veel verschillende dingen tegelijkertijd bezig te zijn omdat jij jouw werkzaamheden verricht voor 3 verschillende teams. Je kunt dan ook goed schakelen tussen deze werkzaamheden en krijgt hier energie van. Je kunt het overzicht bewaren en signaleert knelpunten en maakt deze bespreekbaar. Jouw ideeën zijn altijd welkom! 
Tot slot maak je je nieuwe systemen snel eigen. 
 
Verder heb je: 

• MBO+ werk- en denkniveau; 
• Een afgeronde opleiding SOD-I of de bereidheid om deze opleiding te doen bij indiensttreding; 
• Administratieve werkervaring bij voorkeur op het gebied van documentaire informatievoorziening; 
• Kennis van MS-Office programma’s; 
• Een dienstverlenende instelling. 

Bij voorkeur: 

• Kennis van zaakgericht werken (Djuma is een pré); 
• Kennis van TOPdesk of een vergelijkbaar Service Management of FMIS-systeem.

 
Herken jij je hierin? Dan maken we graag kennis met je 
Upload je motivatie – waarin je aangeeft wat jou inspireert in deze functie – en je cv uiterlijk zondag 8 oktober 2023 via het sollicitatieformulier. 
 
Meer weten over deze vacature? 
Onze collega Manon Stijvers, Teammanager Services, maakt graag tijd vrij om vragen over deze vacature te beantwoorden. Je kunt Manon bereiken via 06-48768359 of manon.stijvers@haarlemmermeer.nl. 
 
Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure kun je contact opnemen met Nick Pijpers, Corporate Recruiter op 023-5676065 of via recruitment@haarlemmermeer.nl. 
 
Procedure 
De gesprekken staan gepland voor vrijdag 20 oktober (1e gesprek) en donderdag 26 oktober (2e gesprek) op ons kantoor in Hoofddorp. Het arbeidsvoorwaardengesprek voeren we op maandag 30 oktober via Teams.  
We vragen je hier alvast rekening mee te houden.

Deze vacature staat in- en extern uit. Bij gelijke geschiktheid krijgen interne kandidaten voorrang.